Tipos de conformidades tras una auditoría: lo que debes saber
Cuando una empresa se somete a una auditoría de certificación, seguimiento o Recertificación, es común que se identifiquen no conformidades o áreas de mejora. Conocer los diferentes tipos de hallazgos, sus implicaciones y los pasos correctos para gestionarlos es clave para mantener tu certificación activa y en buen estado.
En
DEKRA Certificación
, creemos que la transparencia y el acompañamiento son fundamentales para ayudarte a cumplir con los requisitos de las normas. Por eso, aquí te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué tipos de conformidades existen tras una auditoría?
✅ Conformidad total
Significa que tu sistema de gestión cumple plenamente con los requisitos de la norma. No se han encontrado desviaciones. ¡Felicidades!
🟡 Observaciones o áreas de mejora
No son incumplimientos, pero sí oportunidades para optimizar procesos antes de que se conviertan en no conformidades. Aunque no son obligatorias de cerrar, es recomendable actuar sobre ellas.
❌ No conformidad menor
Se trata de un incumplimiento puntual que no compromete la eficacia general del sistema. Por ejemplo, un documento no actualizado o una evidencia incompleta. Debe corregirse en un plazo acordado (normalmente 30 días) y presentar evidencias para su cierre.
🔴 No conformidad mayor
Es una desviación significativa que afecta directamente el cumplimiento del sistema de gestión. Puede ser el incumplimiento de un requisito clave o una repetición sistemática de fallos. Requiere acción inmediata y puede detener la certificación si no se trata a tiempo.
¿Cuánto tiempo tienes para cerrar una no conformidad?
- Menores: generalmente, entre 30 y 60 días calendario.
- Mayores: normalmente, 30 días o menos, dependiendo del impacto. En muchos casos, se requiere una auditoría extraordinaria o especial para verificar la corrección.
Los plazos pueden variar según la norma, el tipo de certificación y la política del organismo certificador. En DEKRA te apoyamos para definir un plan de acción realista y eficaz.
¿Qué pasa si no se atienden las no conformidades?
No actuar a tiempo sobre una no conformidad puede tener un impacto mayor del que muchos imaginan. A continuación, te detallamos los principales riesgos y consecuencias:
Suspensión del certificado
Si una no conformidad, especialmente una mayor, no se corrige dentro del plazo establecido, el organismo certificador puede suspender temporalmente el certificado. Esto implica que la empresa no podrá usar ni promocionar su certificación durante ese periodo.
Cancelación definitiva
Si la empresa no demuestra acciones efectivas para corregir las no conformidades o no permite su verificación (por ejemplo, al no programar una auditoría extraordinaria cuando es necesaria), el certificado puede cancelarse de forma permanente. Esto significa empezar el proceso de certificación desde cero.
Impacto económico
Una certificación suspendida o cancelada puede hacerte perder:
- Contratos con clientes que exigen la norma como requisito
- Participación en licitaciones públicas o privadas
- Proveedores clave que exigen estándares certificados
- Pérdida de reputación
Más allá de lo formal, hay un componente intangible: la confianza. Una empresa que no logra mantener su certificación puede generar dudas internas (en su equipo) y externas (clientes, stakeholders) sobre su gestión, compromiso y seriedad.
¿Qué es una auditoría extraordinaria y cuándo se necesita?
Una auditoría extraordinaria es una verificación adicional fuera del ciclo habitual de auditorías (inicial, de seguimiento o recertificación). Su finalidad es confirmar que una situación anómala ha sido corregida de forma efectiva.
¿Cuándo se requiere?
- Para verificar el cierre de no conformidades mayores cuando las evidencias documentales no son suficientes.
- Tras una suspensión de certificación, para levantarla y reactivar el certificado.
- Cuando se han realizado cambios importantes en el sistema de gestión, como la inclusión de nuevas sedes, procesos o ampliación de alcance.
- En algunos casos, cuando hay denuncias, reclamos o incidentes graves relacionados con el sistema certificado.
¿Qué implica?
- Se programa con una fecha específica, y puede realizarse de forma presencial o remota (según el caso).
- Tiene un coste adicional porque no forma parte del plan de auditorías acordado originalmente.
- El equipo auditor revisa exclusivamente el punto o puntos críticos que motivaron la auditoría. No es una evaluación completa.
¿Qué beneficios tiene?
- Evita la cancelación del certificado, al demostrar tu compromiso y capacidad de respuesta.
- Recupera la vigencia del certificado, una vez verificada la solución.
- Fortalece la mejora continua del sistema.
¿Cómo evitar no conformidades críticas?
- Prevenir es siempre mejor (y más económico) que corregir. Aquí te damos algunas claves prácticas para reducir la probabilidad de hallazgos críticos:
- Realiza auditorías internas efectivas y objetivas
- Forma y sensibiliza a tu equipo. Enfócate en los procesos reales de tu empresa, evita errores repetitivos y refuerza la cultura de calidad.
- Revisa y actualiza tus procesos clave. Tener procedimientos y registros al día es importante, pero lo esencial es que se apliquen en la práctica. La coherencia entre lo que está escrito y lo que realmente ocurre en la operación es clave para evitar hallazgos.
- Da seguimiento a las observaciones, no solo a las no conformidades. Aunque las observaciones no son obligatorias de cerrar, suelen ser advertencias tempranas. Si se ignoran, es muy probable que se conviertan en no conformidades en futuras auditorías. Aprovecha estas alertas como oportunidades de mejora.
- Trabaja con un organismo certificador que te acompañe más allá del check list
Transforma los hallazgos en oportunidades
Gestionar adecuadamente las no conformidades tras una auditoría no solo es una obligación, sino una oportunidad para mejorar tu sistema de gestión. En DEKRA Certificación estamos para ayudarte con un enfoque claro, humano y profesional. Tu confianza es nuestro compromiso.