Cómo preparar una evaluación SQAS: documentación y errores frecuentes
07 oct 2026MovilidadPreparar una evaluación SQAS no consiste únicamente en recopilar documentos antes de la visita. La organización debe demostrar que sus procedimientos están implantados, que se aplican de manera habitual y que existen evidencias de su funcionamiento.
Una preparación adecuada permite detectar información incompleta, coordinar a los departamentos implicados y localizar con antelación los registros que podrá solicitar el evaluador.
También ayuda a que la evaluación refleje con mayor precisión cómo funciona realmente la empresa.
En esta guía explicamos cómo preparar una evaluación SQAS, qué áreas deberían participar, qué documentos conviene revisar y cuáles son los errores más frecuentes.
Para conocer previamente las fases administrativas y operativas, consulta el proceso de evaluación SQAS paso a paso.
¿Cuándo debe comenzar la preparación?
La preparación debería comenzar con suficiente antelación para revisar los procesos y corregir posibles diferencias.
SQAS no analiza únicamente la documentación disponible el día de la visita. También revisa registros históricos, indicadores, acciones correctivas y evidencias de que los controles se aplican de forma continuada.
Por ello, crear procedimientos o completar registros justo antes de la evaluación no suele ser una estrategia adecuada.
Empezar con tiempo permite:
- Confirmar el alcance.
- Revisar el cuestionario aplicable.
- Identificar a los departamentos responsables.
- Localizar registros.
- Detectar documentación desactualizada.
- Aplicar acciones correctivas.
- Comprobar la eficacia de las medidas implantadas.
- Preparar a las personas que participarán en entrevistas.
Primer paso: confirmar el alcance y el módulo SQAS
Antes de revisar la documentación, la empresa debe tener claro qué centro y qué actividades se van a evaluar. El alcance puede incluir, entre otras actividades: transporte de productos químicos, operaciones ferroviarias, almacenamiento, limpieza de cisternas, gestión de depósitos de contenedores, terminales de transferencia y distribución de productos químicos.
El módulo seleccionado debe coincidir con la actividad real de la organización.
También es necesario comprobar que el PAD refleja correctamente:
- La entidad evaluada.
- El centro incluido.
- El número de trabajadores.
- El personal subcontratado.
- Los vehículos y equipos.
- Las actividades desarrolladas.
- Las características de las instalaciones.
Un PAD incompleto o poco preciso puede generar dudas y dificultar la planificación.
Revisar el cuestionario SQAS
El cuestionario debe utilizarse como guía para organizar la preparación.
La revisión no debería limitarse a responder cada pregunta de manera aislada. Es recomendable analizar:
- Qué proceso interno está relacionado con la pregunta.
- Qué departamento es responsable.
- Qué procedimiento se aplica.
- Qué registro demuestra su ejecución.
- Quién puede explicar el funcionamiento durante la evaluación.
- Si existe alguna acción pendiente.
Esta revisión permite detectar áreas en las que existe documentación, pero no suficientes evidencias de aplicación.
Por ejemplo, una empresa puede disponer de un procedimiento de formación, pero necesitará mostrar también registros de asistencia, evaluaciones de competencia y autorizaciones cuando sean aplicables.
¿Qué departamentos deben participar en SQAS?
La preparación de una evaluación SQAS no debería recaer únicamente en el responsable de Calidad. El sistema analiza distintas áreas de la organización, por lo que normalmente será necesario implicar a varios departamentos.
Dirección
Debe poder explicar las políticas, los objetivos, el seguimiento del desempeño y la asignación de responsabilidades.
También puede ser necesario demostrar cómo se revisan los riesgos y cómo se priorizan las acciones de mejora.
Calidad
Suele coordinar la preparación y organizar la documentación. Puede aportar información sobre: procedimientos, auditorías internas, indicadores, acciones correctivas, revisión documental y gestión de reclamaciones.
Operaciones
Debe demostrar cómo se desarrollan las actividades incluidas en el alcance. Dependiendo del módulo, puede aportar información sobre: transporte, carga y descarga, almacenamiento, limpieza, manipulación de productos, planificación de rutas y controles operativos.
Seguridad, salud y medioambiente
Estas áreas pueden aportar: evaluaciones de riesgos, planes de prevención, gestión de residuos, control de consumos y emisiones, investigación de incidentes, planes de emergencia y registros de simulacros.
Mantenimiento
Debe poder demostrar cómo se mantienen los vehículos, equipos e instalaciones.
Entre las evidencias habituales se encuentran: planes de mantenimiento, inspecciones periódicas, órdenes de trabajo, reparaciones, calibraciones o registros de averías.
Recursos Humanos
Puede aportar información sobre: formación, competencia, autorizaciones, incorporación de trabajadores, evaluación del desempeño y descripciones de puestos.
Compras y proveedores
Debe explicar cómo se seleccionan y controlan los proveedores y subcontratistas. Esto incluye: criterios de homologación, comunicación de requisitos, evaluación del desempeño, seguimiento de incidencias, revisión de documentación y renovación o suspensión de proveedores.
Documentos y evidencias que conviene preparar
La documentación necesaria dependerá del módulo, del centro y de las actividades evaluadas. No obstante, estas son algunas de las áreas que suelen requerir evidencias:
| Área | Ejemplos de documentos y evidencias |
| Organización | Políticas, organigrama, funciones y responsabilidades |
| Objetivos | Indicadores, resultados, reuniones y revisiones por la dirección |
| Formación | Matriz de competencias, certificados y autorizaciones |
| Riesgos | Evaluaciones, medidas preventivas y seguimiento |
| Operaciones | Instrucciones, controles de carga, descarga, transporte o almacenamiento |
| Mantenimiento | Planes preventivos, inspecciones, reparaciones y calibraciones |
| Emergencias | Planes, simulacros, registros y evaluaciones posteriores |
| Incidentes | Investigaciones, análisis de causas y acciones correctivas |
| Proveedores | Homologación, contratos, seguimiento y evaluaciones |
| Subcontratistas | Requisitos, formación, control documental y desempeño |
| Medioambiente | Consumos, residuos, emisiones, derrames y objetivos |
| Seguridad | Control de accesos y protección de instalaciones y mercancías |
| Mejora | Auditorías, indicadores, planes de acción y seguimiento |
Disponer de un documento no garantiza por sí solo el cumplimiento de la pregunta.
La evidencia debe demostrar que el procedimiento se aplica realmente y que la empresa controla sus resultados.
Cómo organizar las evidencias SQAS
Una forma eficaz de organizar la preparación es crear una matriz de seguimiento. La matriz puede incluir las siguientes columnas:
- Número de pregunta.
- Tema evaluado.
- Departamento responsable.
- Procedimiento aplicable.
- Evidencia disponible.
- Ubicación del documento.
- Persona de contacto.
- Estado de revisión.
- Acción pendiente.
- Fecha prevista de cierre.
Este sistema facilita la coordinación y evita depender del conocimiento de una sola persona.
También permite identificar rápidamente preguntas sin responsable, registros difíciles de localizar, documentos desactualizados, acciones todavía abiertas o procesos que no generan evidencias suficientes.
No es necesario duplicar toda la documentación. Lo importante es saber dónde se encuentra y poder acceder a ella durante la evaluación.
Comprobar la aplicación práctica
Antes de la visita, conviene realizar una revisión interna para comprobar que la documentación coincide con la realidad. Algunos aspectos que pueden verificarse son:
- Si el personal conoce las instrucciones aplicables.
- Si los registros están completos y firmados cuando corresponde.
- Si las inspecciones se realizan con la frecuencia prevista.
- Si los equipos están identificados y mantenidos.
- Si las acciones correctivas se cierran dentro del plazo.
- Si se comprueba la eficacia de las acciones.
- Si los proveedores son evaluados según los criterios definidos.
- Si los simulacros generan conclusiones y mejoras.
- Si las versiones documentales están actualizadas.
- Si los indicadores se revisan y generan decisiones.
Una revisión sobre el terreno puede detectar diferencias que no aparecen durante el análisis documental.
Preparar bien la evaluación SQAS facilita todo el proceso
Una buena preparación permite afrontar la evaluación SQAS con mayor claridad, reducir imprevistos y asegurar que la documentación refleja cómo trabaja realmente la organización. Revisar con antelación los requisitos, coordinar a los departamentos implicados y comprobar que existen evidencias suficientes de la aplicación de los procedimientos ayuda a que la evaluación sea más ágil y represente de forma fiel el desempeño de la empresa.
En DEKRA Certification realizamos evaluaciones SQAS para empresas de transporte, logística y actividades relacionadas con productos químicos. Si necesitas planificar tu próxima evaluación o resolver dudas sobre el proceso, puedes contactar con nuestro equipo.